In der Hektik des Büroalltags passiert es schnell: Eine E-Mail wird voreilig abgeschickt – mit einem Tippfehler, einem vergessenen Anhang oder versehentlich an die falsche Person. Für solche Fälle bietet Microsoft Outlook eine praktische Funktion, mit der sich bereits versendete Nachrichten zurückrufen lassen – allerdings nur unter bestimmten Bedingungen.

Wann das Zurückrufen einer Mail funktioniert

Die Rückruffunktion steht ausschließlich in der Desktop-Version von Outlook für Windows zur Verfügung. Nutzerinnen und Nutzer der mobilen App oder der Mac-Version müssen auf dieses Feature verzichten. Zudem ist ein Rückruf nur möglich, wenn folgende Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Die Nachricht wurde vom Empfänger noch nicht geöffnet.

2. Der Empfänger verwendet ein Microsoft-365- oder Microsoft-Exchange-Konto innerhalb derselben Organisation.

Das bedeutet konkret: Der Rückruf funktioniert in der Regel nur innerhalb eines Unternehmens oder einer Institution, die auf die gleiche Outlook-Infrastruktur zugreift. Wird eine Mail hingegen an externe Kontakte oder über andere Anbieter wie GMX, Web.de oder T-Online verschickt, ist die Rückruffunktion wirkungslos.

Trotz dieser Einschränkungen kann es sich lohnen, einen Versuch zu unternehmen – insbesondere, wenn der Empfänger die E-Mail noch nicht gelesen hat.

Schritt-für-Schritt: So rufen Sie eine E-Mail in Outlook zurück

Wenn Sie eine Mail zurückrufen möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie in Ihrem Outlook-Postfach zum Ordner „Gesendete Elemente“.

2. Öffnen Sie die betreffende E-Mail per Doppelklick.

3. Klicken Sie im oberen Menüband auf „Aktionen“ und anschließend auf „Diese Nachricht zurückrufen…“

Nun erscheint ein Dialogfenster mit zwei Optionen:

• Sie können die Nachricht vollständig löschen.

• Alternativ können Sie eine korrigierte Nachricht anstelle der ursprünglichen versenden.

Optional lässt sich zudem auswählen, ob der Empfänger über den Rückruf informiert werden soll. Nachdem Sie Ihre gewünschte Option markiert haben, bestätigen Sie den Vorgang mit einem Klick auf „OK“.

Fazit

Die Rückruffunktion in Outlook kann in vielen Fällen hilfreich sein, insbesondere bei internen Kommunikationsfehlern. Wichtig ist allerdings, sich der Einschränkungen bewusst zu sein: Die Funktion steht nur unter bestimmten technischen Voraussetzungen zur Verfügung und ist auf ein enges Nutzerumfeld beschränkt. Wer häufig Mails an externe Empfänger sendet, sollte sich daher weiterhin auf Sorgfalt und die „Senden mit Verzögerung“-Funktion verlassen.